KOMUNIKASI ( COMMUNICATION)

Ø  Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari satu orang ke orang lain. Griffin, 2004 :105)  

Ø  Komunikasi adalah proses dimana informassi dipertukarnan dan dimengerti oleh dua orang atau lebih,  biasanya dengan maksud untuk memotivasi, atau untuk mempengaruhi perilaku ( Daff 2003 : 132)

80% dari setiap hari kerja seorang manajer dihabiskan untuk berkomunikasi.  Untuk itu setiap manajer harus mampu berkomunikasi dengan efektif.

Komunikasi yang efektif ( Effective communication) adalah proses pengiriman pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang di terima memiliki makna sedekat mungkin dengan maksud sipengirim.  (Jika dalam waktu sekejap penerima dapat menangkap dengan baik pesan yang dikirimkan  pengirim)

Pengertian tentang komukasi yang efektif didasarkan pada konsep makna dan konsistensi dari makna. Dalam komunikasi yang efektif, makna ditransmisikan sedemikian rupa sehingga orang yang menerimanya paham.

Proses komunikasi

Dimulai dari saat  pengirim merngirimkan fakta, ide, pendapat atau informasi lain ke penerima. Fakta. Ide atau pendapat memiliki makna bagi pengirim, apakah itu sederhana dan kongkrit, atau kompleks dan abtrak

Langkah berikut adalah meng encoding makna kedalam bentuk yang sesuai dengan situasi. Proses encoding ini biasa berbentuk kata-kata, ekspresi wajah, sikap tubuh atau bahkan ekspresi artitistik dan tindakan fisik.

Setelah di encide, pasan ditranmisikan melalui saluran atau media yang tepat. Seperti halaman buku, rapat, e-mail, memo, surat, laporan dan percakapan telepon.

Setelah diterima pesan di decode kembali kedaaml bentuk yang memiliki makna bagi sipenerima, dalam banyak kasus makna memicu tanggapan, dan siklus ini berlanjut saat pesan baru dikirimkan kembali , dengan langkah yang sama kepada pengirim awal.

“ Ganguan “ bisa merusak komunikasi pada langkah manapun. Gangguan bisa berupa suara batuk, suara truk atau suara dua orang yang tengah berbicara dekat posisi si pengirim atau sipenerima. Gangguan juga dapat berbentuk surat yang hilang dalam perjalanan, putusnya percakapan telepeon, E-mail yang salah alamat, virus  atau salah satu peserta peseta percakapan dipanggil oleh atasannya dsb.

Bentuk Bentuk Komunikasi Dalam Organisasi

1.      Komunikasi lisan ( Oral commnunication)

Komunikasi lisan terjada dalam percakapan tatap muka, diskusi kelompok, percakapan telepon, dsb.

Komunikasi lisan sangat lazim karena beberapa alas an :

• Komunikaksi lisan memicu umpan balik dan pertukaran pikiran secra langsungbentuk pertanyaan-pertanyaanatau persetujuan verbal, ekspresi muka dan gerak tubuh.
• Komunikasi lisan mudah dan dapat dilakukan dengan persiapan sedikit

      Kelemahan dari komunikasi lisan , kemungkinan tidak akurat, jika pembicara memilih kata-kata yang salah untuk menyampaikan suatu maknaatau melupakan detil-detil penting, jika proses komunikasi lisan memiliki gangguan , atau penerima melupakan sebagian dari pesan

Kumunikasi lisan biasanya digunakan saat  pesan bersifat pribadi, tidak rutin dan singkat

2.      Komunikasi Tulisan ( written communication)

“ Menulisnya “ dalam surat, memo, catatan tulisan tangan, atau e-mail.

Keunggulan dari komunikasi tulisan adalah :

• Komukasi tulisan biasanya sangat akurat dan menyediakan catatan permanen mengenai komunikasi.
• Pengirim  biasa meluangkan waktu untuk mengumpulkan  dan mencerna informasi dan bisa merevisi sebelum dikirim.
• Penerima memilki banyak waktu untuk membaca secara cermat dan mengulangi pembacaan berkali-kali jika diperlukan.

Salah satu kelemahan dari komunikasi tertulis adalah mencegah umpan balik secara langsung. maupun pertukaran pikiran secra langsung.

3.      Komunikasi non verbal ( nonverbal commnunication)

 Sebuah komunikasi yang dikirim melalui tindakan,  perilaku, penampilan, dan  sikap.  Komunikasi nonverbal kebanyakan terjadi selama komunikasi secara bertatap muka, verbal adalah kata - kata yang diucapkan secara actual, vocal, termasuk pola  nada dan warna suara dari suara seseorang, dan ekspresi wajah.Anda harus ingat bahwa dalam berkomunokasi “ bukan apa yang anda katakana tetapi bagaimana anda mengatakannya”

Komunikasi Organisasi

1.  Saluran Komunikasi  Formal ( formal communicatin channel)

Adalah saluran komunikasi yang mengalir dalam rantai komando atau rantai tanggung jawab yang didefinisikan oleh organisasi. Saluran komunikasi formal ada 2 arah  yakni :  Komunikasi vertical (ke bawah atau ke atas) dan horizontal.

a.       Komunikasi vertical ( vertical communication)

v  Komunikasi kebawah ( downward communication)

Adalah komunikasi yang mengalir dari atas kebawah, dalam hirarki organisasi, biasanya melalui saluran pelaporan fiormal _ yaitu, komunikasi antara manajer dengan bawahan mereka. Komunikasi ini mengacu pada pesan, yang informasi yang dikirim dari manajemen puncak ke bawahan . Bentuk komunikasi ini dapat dilakukan  dengan banyak cara,  Seperti melalui pidato, pesan dalan selebaran,  e-mail, pamplet informasi, sdb.

 Komunikasi kebawah  mencakup banyak  sebab :

-          Implementasi tujuan dan strategi

-          Instruksi dan alasan utama pekerjaan

-          Prisedur dan praktek

-          Umpan balik kinerja

-          Indoktrinasi 

Komunikasi keatas melibatkan pesan-pesan dari bawahan kepada atasnya. Arus ini biasanya mengalir dari bawahan keatasan langsungnya. lalu  keatas dari atasan ini, dan begitu seterusnya. Komunikasi kebawah terjadi saat informasi mengalir menuruni hierarki dari atasan kebawahan.

 Riset menunjukakan bahwa komunikasi keatas memiliki distorsi  lebih besar dibandingkan komunikasi kebawah. Bawahan  cendrung menahan atau mendistorsi informasi yang akan membuat diri mereka terlihat buruk. Semakin besar perbedaan status atasan dengan bawahan dan semakin besar rasa tidak saling  percaya, semakin besar kemungkinan bawahan akan menyembunyikan ataumendistorsi informasi.

Komunikasi keatas mencakup banyak sebab :

-          Masalah dan pengecualian

-       Saran perbaikan

-       Laporan kinerja

-       Keluahan dan perselisihan

-       Informasi keuangan dan akuntansi.

v  Komunikasi Horizontal ( horizontal commnunication)

Adalah komunikasi yang mengalis kesamping dalam organisasi, melibatkan kolega dan rekan kerja dari level organisasi yang sama dan bias meibatkan individu –individu dari beberapa unit organisasi yang berbeda.

Tujuan dari komunikasi horizontal :

-                Untuk koordinasi antar unit yang saling bergantung.

-                Pemecahan masalah dan perubahan innisiatif

2. Saluran  Komunikasi Informal ( Informal Communication)

Sebuah saluran komunikasi yang lahir diluar saluran otoritas formal tanpa memperhatikan hirarki otoritas organisasi.

Ada dua jenis komunikasi ini :

1. Rumor /gosip ( Grapevine) adalah jaringan komunikasi informal yang bisa menembus seluruh lapisan organisasi

Grapevine dapat menjadi kekuatan yang dominan  ketika saluran formal tertutup. Pada beberapa kasus graprvine  benar-benar sangat sebuah jasa , karena informasi yang diberikan membantu memperjelas situasi yang tidak jelas dan tidak menentu.  Grapevine menjadi lebih aktif selama periode perubahan, kegembiraan, kegelisahan, dan kelesuan kondisi ekonomi.

b.      Mangement by wandering Around ( MBWA)

Ide dasarnya adalah sejumlah manager mencari tahu apa yang terjadi dengan berkeluyuran dan berbicara dengan  orang – orang _ bawahan langsung,  bawahan jauh,  petugas pengirim,  konsumen, atau siapa saja yang satu dan beberapa hal terkait dengan perusahaan.

Komunikasi Elektronik ( electronic communication)

Belakangan ini komunikasi ini semakin banyak digunakan. Baik sistim informasi formal maupun telekomunikasi elektronik peribadi telah mengubah cara individu berkomunikasi dalam organisasi.

v   Sistem Informasi Formal

Metode ini dapat digunakan melalui pendekatan manajerial, maupun pendekana operasional. Pendekatan manajerial melalui penciptaan sebuah posisis yang biasa disebut Chiff Information Officer ( CIO) , CUIO bertangng jawab untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan dan persyaratan yang diperlukan dalam pemrosesan informasi.

Pendekatan Operasional, umumnya bagian dari CIO, melibatakan pembentukan satu atau beberapa system informasi formal yang menghubungkan semua manajer, depatetmen dan devisi.

v  Tehnologi Elektonik Pribadi

Komputer pribadi membuat proses komunikasi semakin cepat. Jaringan e-mail, internet dan ekstranet korporasi akan mempercepat proses komunikasi. Kini kemungkinan untuk mengadakan teleconference diantara berbagai lokasi, antar cabang, antar kantor dan antar negara  sangat mudah. Telepon seluler dan mesin faks telah mempermudah komunikasi

 Namun para pakar Psikologi menemukan sejumlah dampak negatif dari kemajuan tehnologi, al :

-          manajer jarang berada dikantor, mereka cendrung akan ketinggalan informasi dan akan menjadi korban dari politik organisasi, karena mereka tidak berada dikantor untuk mengaetahui apa yang terjadi dan untuk melindungi diri mereka.

-          Mereka melewatkan rumor organisasi dan komunikasi informal yang terjadi dikator

-          Mengorbankan pertemuan dan percakapan tatap muka hal ini akan menyulitkan pembentukan kultur yang kuat, pengembangan hubungan kerja yang solit serta menciptaka  atmorfir saling percaya dan kooperatif yang saling mendukung.

-          Membuka peluang untuk terjadinya perilaku yang disfungsional dar karyawan. Seperti pengiriman informasi kotor pada pihak lain.

Hambatan-hambatan  Komunikasi  Dalam Organisasi

Mengatasi Hambatan- hambatan Komunikasi