Pengendalian Organisasi (Organizational Control)

     Pengendalian adalah suatu proses pengaturan aktifitas-aktifitas organisasi secara sisitematis agar konsisten dengan ekspektasi yang terdapat dalam rencana, target dan standar kinerja. Inti dari pengendalian adalah tindakan yang menyesuaikan operasi dengan standar yang telah ditetapkan, dasarnya adalah informasi yang dimiliki manajer. Jadi pengendalian yang efektif memerlukan informasi mengenai standar kinerja dan kinerja aktual, serta tidakan yang diambil untuk mengoreksi segala penyimpangan. 

Macam-macam pengendalian :

1.      Pengendalian Antisipatif ( freeforwort)) / pengendalian pendahuluan/ pengendalian prefentif.

Pengendalian ini berfokus pada manusia, bahan baku, sumberdaya keuangan yang mengalir kedalam organisasi. Tujuannya adalah untuk mencegah masalah / mengantisipasi resiko yang mungkin timbul ketika organisasi menjalankan tugas. Pengendalian ini dapat dilihat dalam pemilihan dan perekrutan karyawan baru, inspeksi bahan baku, pembatasan perekrutan hanya dari lulusan perguruan tinggi tertentu.

2.      Pengendalian bersama ( concurrent control)

Pengendalian dilakukan berbarengan dengan pelaksanaan  kegiatan. Tujuan dari pengendalian ini untuk memastikan bahwa aktifitas kerja memberikan hasil yang tepat. Pengendalian bersama meliputi self – control , dimana karyawan menetapkan pengendalian bersama atas perilaku mereka sendiri. Misalnya dalam operasi manufaktur dengan menggunakan alat tertentu karyawan mengukur apakah item-item yang tengah diproduksi sesuai dengan standar kualitas atau tidak. Jika mereka melihat standar kualitas tidak sesuai dengan satandar maka mereka akan melakukan koreksi atau memberitahu orang yang tepat bahwa ada masalah yang harus ditangani.

3.      Pengendalian umpan balik ( feedback control)

Kadang-kadang disebut juga pengendalian setelah kejadian atau pengendalian output. Berfokus pada output organisasai , khususnya kualitas dari produk akhir.

Langkah – Langkah Pengendalian Umpan  Balik

1. Membentuk standar kinerja.

Dalam rencana strategik menajer mendefinisikan tujuan yang spesifik untuk departemen fungsional, Yang melibatkan standar kinerja yang dibandingkan dengan aktifitas organisasi. Standar kinerja bisa meliputi ” penurunan tingkat penolakan dari 15 menjadi 3 persen” ”menaikkan pengembalian atas investasi ke 7 persen”atau ”mengurangi tingkat kecelakaan menjadi 100.000 jam kerja karyawan”.

Menajer harus menilai secara hati-hati apa yang akan mereka ukur dan bagaimana mereka akan mendefinisikannya. Khususnya saat organisasi  akan memberikan  balas jasa pada karyawan atas pencapaian standar. Standar tersebut harus mencerminkan aktifitas tang memberi kontribusi pencapaian startegi perusahaan secara keseluruhan. Standar harus didefinisikan secara jelas agar manajer dan karyawan dapat menentukan apakah aktifitas mereka mengarah ketarget. Standar harus dipahami oleh orang yang bertanggung jawab meraihnya.

2. Mengukur kinerja aktual

Sebagain besar organisasi membuat laporan formal menyangkut ukuran kinerja kuantitatif yang ditinjau manajer setiap hari, tiap minggu, atau bulan. Ukuran ini dihubungkan dengan standar yang telah ditetapkan dalam langkah pertam diatas. Contoh, jika target atas pertumbuhan penjualan , organisasi harus memiliki cara untuk mengumpulkan dan melaporkan data-data penjualanJ Jika organisasi telah mengidentifikasikan ukuran  - ukuran yang tepat, pemeriksaan atas laporan tersebut secara reguler akan membantu manajer mengetahui apakah  yang dilakukan organisasi telah berjalan sebagai mana mestinya.

3. Membandingkan kinerja denga standar

Ketika manajer membaca laporan atau inspeksi kefabrik, dia  mengidentifikan apakah kinerja aktual memenuhi, melampaaui atau tidak mencapai standar. Jika kinerja aktual menyimpang dari standar manajer , manajer harus menginterprediksikan penyimpangan ini. Menajer diharapkan menggali dan mencari penyebab masalah. Jika tujuan penjualan menaikkan jumlah penjualan sebesar 10 % dan seorang tenaga penjual hanya mampu meraih kenaikan 8%, mengapa ia gagal meraih target ? Barangkali beberapa klien bisnisnya bangkrut, para pesaing menambah tenaga penjualan didaerah area yang sama.atau dia membutuhkan pelatihan agar bisa membujuk klien dengan cara yang lebih aktif. Manajer harus menyelidiki setiap penyimpangan  untuk memahami faktor yang mempengaruhi kinerja tersebut.

4. Mengambil tindakan korektif

Jika kinerja menyimpang dari satndar, manajer harus menentukan perubahan-perubahan apa yang diperlukan. Dalam pendekatan pengendalian tradisional yang bersifat  ”top down ” manajer menggunakan wewenang formal untuk melakukan perubahan yang diperlukan. Sebaliknya menajaer yang menggunakan pebdekatan pengendalian partisipatif akan bekerkjasama dengan karyawan untuk menentukan tindalkan korektif yang diperlukan.

Anggaran dan Pengendalian Keuangan

       Anggaran dan kontrol keuangan tidak hanya memberitahukan apakah organisasi berada pada pijakan keuangan yang sehat, tetapi juga bisa menjadi indikator  kinerja lainnya. Contoh, penurunan penjualan mungkin mengisyaratkan masalah pada produk, pelayanan konsumen atau efektifitas tenaga penjual. Begitu juga jika beban pemeliharaan terus melampaui anggaran, organisasi harus mengivestigasi apakah peralatan yang bersangkutan telah terlalu tua, atau apakah karyawan paham bagaimana menggunakan peralatan secara benar. Anggaran merupakan perangkat yang digunakan  untuk merencanakan pengeluaran perusahaan.

Analisis keuangan

Melalui analisis laporan keuangan manake dapat mengetahui  bagaimana kondisi keuangan yang ada, bagai mana kemampuan besaing dari bisnis yang dijalan. Ada beberapa  ratio keuangan yang dapat digunakan manajerial :

1. Rasio Likuiditas 

Mengukur kemampuan perusahaan dalam mengukur kewajiban lancarnya.

Rumus : Hutang Lancar / Harta Lancar

    2.   Rasio Aktivitas

Mengukur kinerja internal yang berhubungan dengan aktifitas kunci yang didefinisikan oleh manajemen. 

Rumus : Perpuraran persediaan  =  Penjualan total   /  persediaan rata-rata.

   3.    Ratio Profitabilitas

Mengukur laba perusahaan relatif terhadap sumber laba. Seperti penjualan atau aktiva.

Salah satu ratio profitabilitas yang  penting adalah margin laba dari penjualan. Yang dihitung sebagai laba bersih dibagi penjualan total. Begitu juga margin kotor adalah laba kotor dibagi dengan total penjualan.Ukuran profitabilitas yang lain  adalah pengembalian atas aktiva total ( return on total asset  - ROA), yaitu persentase yang mengidentifikasikan berapa banyak yang dihasilkan perusahaan dari total aktivanya.  

Rumus  : ROA   = laba bersih   / aktiva total

  4.     Ratio Leverage

Mengacu pada pembiayaan aktiva memakai dana pinjaman yaitu rasio yang digunakan untuk mengukur seberapa besar aktiva yang dimiliki yang berasal dari hutang dan modal.

 Sumber : Materi Pengantar Manajemen.